Návod pro malé spedice

Jak přejít z Excelu na program pro spedici

Excel je skvělý začátek. Jenže s každou další objednávkou a každým dalším kolegou přibývá opisování a chyb. Tady je, jak poznat, že je čas na změnu, a jak přejít bez výpadku.

Kdy Excel přestává stačit

• Tabulku s objednávkami má otevřenou jen jeden člověk a ostatní čekají, nebo vznikají kopie „objednavky_final2.xlsx“.
• Stejné údaje opisujete z poptávky do objednávky, pak do objednávky pro dopravce a nakonec do faktury.
• Kurz ČNB k datu plnění dohledáváte ručně u každé faktury v eurech.
• Nevíte bez ptaní, která auta jsou naložená, co se zaseklo a co je potřeba vyfakturovat.
• Kdo už zaplatil, hledáte ve výpisu z banky řádek po řádku.

Pokud poznáváte aspoň dva body, Excel vás už stojí víc času, než šetří.

Co si připravit předem

1. Adresář: seznam zákazníků a dopravců s IČO. Ostatní údaje se v dobrém programu načtou z registru firem samy.
2. Rozpracované objednávky: ty, které ještě nejsou vyfakturované. Hotové a zaplacené stačí nechat v archivu v Excelu.
3. Číselné řady: poslední číslo objednávky a faktury, aby nová řada plynule navázala.
4. Vzory dokladů: jak má vypadat vaše objednávka pro dopravce a faktura (logo, podmínky, texty).
5. Kdo co dělá: kdo zadává objednávky, kdo hledá dopravce, kdo fakturuje. Podle toho se nastaví přístupy.

Na co se při výběru programu ptát

• Jsou data moje? Můžu je kdykoli dostat v souboru a odejít?
• Pracuje v něm víc lidí naráz a vidí hned, co udělal kolega?
• Vznikne objednávka pro dopravce i faktura z jednoho zadání, nebo budu zase opisovat?
• Počítá sám kurz ČNB a kontroluje dopravce v registru plátců DPH?
• Přizpůsobí se moje doklady programu, nebo program mým dokladům?
• Kolik stojí doopravdy: jednorázově, měsíčně a za každou změnu?
• Kdo mi pomůže, když něco nefunguje: linka podpory, nebo konkrétní člověk?

Jak přejít bez výpadku

1. Začněte od nového měsíce. Nové objednávky už zadávejte v programu, staré dotáhněte v Excelu.
2. Dva týdny souběhu. Excel nechte otevřený jako zálohu, dokud si tým nezvykne.
3. Nejdřív adresář, pak objednávky. Když jsou firmy a dopravci v programu, zadání objednávky trvá chvilku.
4. Zaškolení na skutečných zakázkách, ne na vymyšlených příkladech. Většině týmů stačí jedno odpoledne.
5. Po měsíci kontrola: co se pořád dělá ručně a co by šlo zjednodušit.

Dobře zvolený program se pozná tak, že se do Excelu už nikdo nechce vracet.

Užitečné nástroje zdarma: kalkulačka kurzu ČNB k datu plnění a šablona objednávky přepravy v Excelu.